Business Corner 01: Lima Hal Yang Mematikan Surat Bisnis Anda

Dalam melaksanakan bisnis apapun, kita pasti akan membutuhkan seorang mitra yang terpercaya.  Mulai dari perusahaan besar seperti Microsoft sampai dengan Warung Rokok Bu Ijah, kita pasti memerlukan bantuan untuk melaksanakan usaha kita demi meraup keuntungan.  Dan untuk semua hal itu, kita memerlukan cara komunikasi yang handal, dalam bentuk surat komunikasi bisnis atau lebih terkenal sebagai "Surat Bisnis."

"Dear sir, today saya akan order three boxes of rokok."

Seperti yang juga diketahui oleh Bill Gates (dan juga Bu Ijah), apa yang tertuang di dalam surat bisnis kita akan dapat menuai simpati ataupun pengabaian dari mitra bisnis anda.  Yang tidak disadari oleh Bu Ijah, Bill Gates dan juga anda, apa yang anda tulis selama ini tanpa sadar justru menuai sikap yang kedua.  Inilah lima hal yang mematikan surat bisnis anda.

1. Memulai Surat Anda Dengan "With reference to your letter dated..."

Bagaimana cara anda memulai surat atau surat elektronik (e-mail) anda untuk teman atau keluarga?  Tentunya bukan dengan, "Sehubungan dengan pembicaraan kita kemarin di ruang makan tertanggal 1 April 2011...", tetapi dengan sesuatu yang jauh lebih personal bukan?  Percaya atau tidak, prinsip yang sama juga berlaku untuk bisnis.

"Dear Bu Ijah, OMG!  Ordernya sudah saya terima lhooo!!  Makasih banyak yaaa?  Apa kabar anak dan suami?"

Alasan untuk penulisan seperti ini adalah "familiarity" atau "kedekatan".  Sebagai sebuah badan usaha partner anda juga pasti menerima surat yang banyak dari partner bisnis lainnya, dan entah sudah berapa banyak surat yang dibacanya yang dimulai dengan "With reference to your letter dated..."  Tidak tertutup kemungkinan surat anda akan masuk prioritas paling bawah didalam agenda partner anda untuk hari itu.  Mungkin bila surat tersebut hanya bersifat pengantar untuk sesuatu yang rutin, ini masih bisa diterima.  Tapi untuk sesuatu yang mendesak, hal ini bisa berakibat cukup fatal.

"Ooh, jadi ini kenapa mereka minta perpanjangan waktu proyek kemarin."

Jadi, sebagai ganti dari kalimat yang langsung masuk ke inti pembicaraan, mungkin surat tersebut bisa dimulai dengan sesuatu yang lebih "dekat".  Membuka surat dengan "Terima kasih untuk jawaban anda yang sebelumnya" ("Thank you for your previous response") atau "Kami ingin menyampaikan sesuatu mengenai kondisi proyek saat ini" ("We would like to convey a certain matter regarding the current project") sebelum masuk ke kalimat "With reference to your letter dated..." akan memastikan bahwa surat anda akan ditanggapi dengan lebih responsif oleh partner anda.

"Terima kasih anda sudah bersedia untuk ditilang hari ini."

2. Mengalamatkan Surat Kepada "Dear Sir/Madam"

Ini adalah salam yang paling sering digunakan apabila penulis surat tidak yakin mengenai siapa penerima dari surat tersebut, dan meskipun ini adalah sesuatu yang bersifat "aman" untuk dilakukan, hal ini juga adalah sesuatu yang dapat mematikan surat bisnis anda.

Meskipun mungkin hal itu berlaku untuk orang ini.

Kuncinya sekali lagi adalah "familiarity".  Mengalamatkan surat secara spesifik kepada satu contact person dan menulis seolah sedang berbicara dengan orang tersebut mengenai masalah yang akan didiskusikan akan memberikan efek yang lebih baik daripada mengarahkan surat tersebut secara umum.  Dengan menyebut nama contact person tersebut, bahkan mungkin beberapa kali di dalam surat, kita sudah menunjukkan sikap bahwa kita peduli dengan partner kita, dan sekali lagi, akan memberikan hasil yang lebih responsif dari surat kita tersebut.

"-snif- Ini daftar penyimpangan kontrak yang paling penuh perhatian yang pernah saya baca."

3. Utilizing Concluzive Yet Overburgeoning Phrase In Conveying An Epiphany

Kalau anda menggaruk-garuk kepala saat membaca judul nomor ini, berarti judul nomor ini tidak bekerja dengan efektif untuk menyampaikan bahwa nomor ini akan berbicara mengenai "Penggunaan Bahasa Yang Terlalu Rumit".  Hal yang sama juga berlaku di dalam surat bisnis anda.  Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah surat bisnis jelas adalah bahasa inggris formal, dan sangat mudah untuk terjebak dalam format tersebut untuk menuliskan istilah atau kata yang terlalu rumit.  Meskipun hal tersebut menunjang kredibilitas anda sebagai penulis surat, hal ini mungkin bisa berakibat fatal untuk klien yang membaca surat anda.

Seperti yang ditunjukkan gambar di atas

Satu hal yang perlu diingat mengenai surat bisnis: ini bukanlah sebuah kontrak.  Semua bagian yang sulit dari tata bahasa yang dirancang untuk melindungi kepentingan klien dan kita sudah dilindungi di dalam kontrak yang ditanda-tangani antara kedua pihak untuk melaksanakan bisnis.  Bagian itu sudah selesai.  Ibarat pernikahan, masa sulit yang dikenal sebagai masa pacaran sudah selesai, buku nikah sudah ditanda-tangani, dan sekarang adalah waktunya bagi kita untuk bersikap wajar dengan pasangan kita.

"Saya, sang suami, yang setelah ini disebut sebagai 'PIHAK PERTAMA', dengan ini..."

Begitu pula dalam berbahasa di surat kita.  Daripada mengatakan" I'm disinclined to acquiesce to your request" untuk menolak permintaan klien, lebih baik bila kita menyederhanakan dengan berkata "We regret to inform you that we have rejected your request" yang lebih mudah dipahami oleh klien.  Dan ingat, meskipun kita menolak permintaan klien, tidak ada salahnya kita mengatakannya dengan sopan, bukan?

4. Menggunakan "To:" dan "From:" Di Awalan Surat

Ini adalah konsep yang sudah cukup tua dan sudah tidak berlaku lagi untuk surat bisnis, akan tetapi masih sering juga muncul di surat-surat bisnis dari waktu ke waktu.  Alasan yang menjelaskan hal ini berasal dari zaman sebelum komputer menjadi standar di tempat kerja, dimana surat fisik seringkali tidak memiliki salinan dan apabila hilang, akan hilang untuk selamanya.  Atau lebih buruk lagi, apabila surat tersebut jatuh ketangan yang salah, tidak ada konfirmasi bukti yang tidak terbantahkan yang dapat menunjukkan kepada siapa surat itu diperuntukkan.

Bahkan dengan bukti pun, sama seperti tidak akan ada yang percaya kalau ini benar-benar ada

Dengan maraknya penggunaan komputer dan kemudahan lainnya, prinsip untuk menuliskan "To:" dan "From:" itu sudah sama tua dan ketinggala zamannya dengan mesin tik yang dipergunakan untuk menuliskan dokumen-dokumen tersebut.  Sebagai gantinya, mungkin pojok kanan atas yang dipergunakan untuk data tersebut lebih baik dipergunakan untuk informasi lainnya, seperti nomor surat, nomor referensi surat, subyek dari surat, dan sebagainya.

5. Hanya Menyatakan Fakta Tanpa Sentuhan Pribadi

Surat bisnis adalah dokumen perusahaan, memang benar.  Dan memang benar pula bahwa apa yang tertuang di dalam surat bisnis mencerminkan sikap dari perusahaan tersebut.  Dan memang benar pula apa yang terdapat di dalam surat bisnis adalah sebuah pernyataan fakta yang perlu disampaikan, yang sama sekali tidak ada hubungannya dengan perasaan pribadi.  Semuanya sesuai dengan kalimat "Jangan diambil hati, ini hanya bisnis" ("Nothing personal, it's just business") yang sering diutarakan oleh jagoan sebuah film aksi.

Tapi bukan berarti kita harus bersikap seperti robot dalam menyampaikan fakta tersebut.

Good afternoon.  You are fired.  Have a nice day.

Bandingkan antara kedua surat berikut ini.  Yang pertama berbunyi sebagai berikut:


Dear Richard,

This letter is to inform you that your promotion has been approved for the position of Senior Manager.  Your promotion will be effective as of 17 June 2011, and that you will be reporting to Ms. Clive.

Regards,

The Management


Dingin, kaku dan seolah dibuat oleh sebuah mesin, bukan?  Bandingkan dengan versi yang berikut ini:


Dear Richard,

It gives us great pleasure to inform you that you have been promoted to the position of Senior Manager, effective from 17 June 2011. You will be reporting to Ms. Clive.

Please accept our warmest congratulations on this well-deserved promotion.  We are confident that you will bring the same level of dedication and commitment to this new post as you have done in the past.

Congratulations, and best wishes for your continued success.

Warm Regards,

The Management


Surat yang kedua bersifat sedikit lebih personal, dengan memberikan ucapan selamat kepada Richard dan menyatakan keyakinan manajemen bahwa dia akan terus melaksanakan kewajibannya yang baru dengan semangat yang sama, meskipun hal tersebut tidak bisa dipastikan secara tepat.  Karena biar bagaimanapun juga, siapapun yang akan menerima surat bisnis itu adalah seorang manusia, dan sedikit sikap kekeluargaan dalam melaksanakan bisnis selalu adalah pilihan yang baik.

Meskipun akan memakan waktu yang sedikit lebih lama, cobalah untuk memberikan sentuhan manusia kedalam surat bisnis anda, dan lihatlah hasil yang anda akan peroleh.

Meskipun mungkin agak sulit membayangkan kata "bisnis" dan "keluarga" tanpa membayangkan "Mafia Itali"